Prozessanalyse & Effizienzsteigerung

Für ein regionales Unternehmen durfte HUVISTA eine umfassende Prozessanalyse mit Fokus auf Effizienzsteigerung und digitale Abläufe durchführen.

Viele KMUs kennen die Situation: Die täglichen Abläufe funktionieren irgendwie, doch wirklich effizient sind sie nicht. Informationen gehen verloren, Mitarbeitende arbeiten doppelt, Entscheidungen dauern zu lange oder hängen an einzelnen Personen. Genau hier setzt eine professionelle Prozessanalyse an.

Bei HUVISTA analysieren wir bestehende Abläufe, identifizieren Engpässe und entwickeln daraus praxistaugliche Lösungen. Ziel ist nicht, Prozesse komplizierter zu machen – sondern klarer, schlanker und verständlicher. Oft reichen kleine Anpassungen, um die Effizienz spürbar zu erhöhen und Ressourcen freizuspielen.

Die Vorteile:

• Transparenz über alle Abläufe

• Reduktion von Doppelspurigkeiten

• Klare Verantwortlichkeiten

• Zeit- und Kostenersparnis

• Basis für digitale oder automatisierte Lösungen

Mit einer strukturierten Analyse schaffen KMUs die Grundlage für nachhaltigen Fortschritt – und können sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren: ihr Kerngeschäft.

1. Kommunikation & Informationsfluss

• Fehlende Übergaben

• Unklare Zuständigkeiten

• Informationen gehen über verschiedene Kanäle verloren (Mail, WhatsApp, Telefon)

2. Administration & Backoffice

• Manuelle Dateneingaben

• Wiederkehrende Aufgaben ohne Vorlage

• Lange Suchzeiten nach Dokumenten

• Ineffiziente Ablage- und Freigabeprozesse

3. Kundenmanagement

• Uneinheitliche Lead-Verarbeitung

• Keine klare Customer Journey

• Fehlende Follow-up-Strukturen

• Kein einheitliches CRM

4. Projektmanagement

• Aufgaben werden nicht systematisch geplant

• Fehlende Priorisierung

• Keine definierte Projektstruktur oder Verantwortlichkeiten

5. Digitalisierung & Automatisierung

• Wiederholende Tätigkeiten, die automatisiert werden könnten

• Medienbrüche zwischen Tools

• Keine klare Tool-Landschaft

6. Personal- und Einsatzplanung

• Planung in Excel-Tabellen statt strukturierten Systemen

• Hoher Koordinationsaufwand

• Unklare Vertretungsregelungen

7. Finanzprozesse

• Offerten, Rechnungen, Mahnungen nicht standardisiert

• Finanzdaten nicht zentral abrufbar

• Fehlende Übersicht über laufende Kosten & Projekte